¿Podemos ya aplicar la citación por correo electrónico con las reformas al COGEP?

Creo no equivocarme al afirmar que la parte más frustrante, arcaica y lenta de la actividad litigiosa es, sin duda, tratar de citar a un demandado, más aún si es una persona jurídica. Basta darse una vuelta por la tuitósfera para encontrar casi todos los días al menos un tuit de un colega o asistente legal, quejándose de la inoperancia del “sistema” de citaciones.

Sin embargo, el pasado 8 de diciembre de 2020 se aprobó la Ley Orgánica Reformatoria al Código Orgánico de la Función Judicial, la cual trajo varias novedades, incluyendo reformas al Código Orgánico General de Procesos (COGEP). Una de estas reformas -esperada con muchísimo entusiasmo por los abogados litigantes-, es la citación a través de correo electrónico.

Ahora bien, leyendo el texto que fue aprobado, surgen unas dudas respecto a que si será efectiva o no la citación a través de correo electrónico. Confieso que mi estado de ánimo sobre esta reforma fue cambiando así: (1) emocionado; (2) decepcionado; y, por último (3) un poco más optimista.

Sin más introducción, lanzo este pequeño análisis.

1.- Introducción de las reformas al COGEP.-

Solo recordemos que antes de la reforma teníamos que la citación iba en los siguientes grados:

  • Personalmente.
  • Por boletas.
  • Por prensa.

Claro está, a menos que se cumpla el milagro de que el demandado comparezca a juicio de forma voluntaria.

Ahora, con la reforma, al parecer tendríamos el siguiente orden:

  • Personalmente.
  • Por boletas.
  • Por medios telemáticos.
  • A través de la prensa.

2.- Reforma al Art. 53 del COGEP.-

Se reformó el Art. 53 del COGEP que habla sobre la citación, aunque no hay muchas novedades (se agregó un párrafo final que no trajo nada nuevo), por lo que no me detendré mucho aquí.

3.- Citación a órganos y entidades del sector público: se agrega el artículo 53.1.-

Esto sí es algo bienvenido, sobre todo luego de esa inentendible reforma que señalaba que la citación a una entidad pública debía hacerse siempre en donde tiene su sede principal, a pesar de que el juicio se sustancie en el domicilio del accionante.

¿Qué es lo que dice la reforma actual? Que todo órgano, entidad e institución del sector público se la citará -ojo, sin excepción-, a través del llamado Sistema Nacional de Notificaciones Electrónicas (SINE), el cual será administrado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos.

Hay que empatar esto con la Disposición Transitoria Décimo Tercera de la Ley Orgánica Reformatoria al Código Orgánico de la Función Judicial, que otorga el plazo de un mes (hasta el 8 de enero de 2021), para que las entidades del sector público se registren ante el SINE. Por ello, si algún colega que presta servicios para una entidad del sector público me lee, pilas con efectuar este registro.

4.-  Citación a personas naturales y jurídicas particulares vía telemática: reforma al artículo 55 del COGEP.-

Aquí viene el tema que más análisis demanda y donde la mayor cantidad de abogados en el libre ejercicio tenemos fundadas nuestras esperanzas de que nuestros casos no se estanquen ni caigan en un sueño casi eterno esperando que se verifiquen las citaciones.

Para ir en orden tenemos:

  • Si se encuentra al demandado de forma personal, ¡Aleluya! Citación realizada.
  • Si no se puede realizar la citación personal, entonces, hay que proceder con la citación por boletas.

De esta citación por boletas se encarga el reformado Art. 55 del COGEP.

Antes de pasar a la citación telemática -como ya se vio- hay que intentar citar al demandado de la forma tradicional. Si no se encuentra el demandado en el lugar señalado para el efecto, se debe realizar la citación por boletas físicas; en concreto, tres boletas. Hay que distinguir la citación por boletas físicas de personas naturales con las jurídicas, de la siguiente forma:

  • A la persona natural.- Las boletas deben ser tres en total, las cuales deben ser entregadas en días distintos, ya sea en el domicilio, residencia, lugar de trabajo, asiento principal de sus negocios. La boleta puede dejarse ya sea (i) a cualquier personal de familia; o, (ii) incluso fijándola en el lugar, en otras palabras, dejando las boletas pegadas en alguna parte del inmueble.
  • A la persona jurídica.- Se la cita a través del representante legal. Las boletas deben dejarse en el establecimiento, oficina, lugar de trabajo. Estas boletas solo pueden dejarse en horas hábiles y -a diferencia de las personas naturales- no pueden dejarse fijadas, sino que deben ser entregadas a un dependiente o empleado, previa constatación de que está activa. Hay que recordar que el párrafo cuarto del Art. 9 del COGEP señala que cuando se demande a una persona jurídica, podrá ser competente el juez de cualquier lugar donde esta “tenga establecimientos, agencias, sucursales u oficinas”.

Ahora, aquí viene la clave. ¿Qué pasa si no se puede citar por boletas? El artículo 55 nos pone dos escenarios, por lo que me permito transcribir la parte pertinente:

“A quien no se les pueda encontrar personalmente o cuyo domicilio o residencia sea imposible determinar previo a citar por la prensa, se le podrá citar de forma telemática por boletas bajo las siguientes reglas:”.

Más allá del error de congruencia inicial (dice a “quien no se les pueda”), me saltaron estas observaciones:

  • Es claro que la citación por vía telemática no será por regla general. Al menos por ahora, la primera opción cuando se demande a personas naturales o personas jurídicas privadas, es la citación “tradicional” ya sea en persona o por .
  • La duda, ¿es necesario agotar todos los medios posibles para ubicar el domicilio o residencia del demandado antes de optar por la citación telemática? ¿es necesario agotar todo ese papeleo previo para pedir citación por correo electrónico?

Trataré de despejar esta duda y apoyar a la causa general con las líneas que vendrán.

Hay que distinguir que la parte transcrita del artículo 55 tiene dos escenarios distintos:

  • Cuando a alguien no se lo puede citar en persona.
  • Cuando resulte imposible determinar el domicilio o residencia del demandado.

Si estoy en cualquiera de los dos escenarios, puedo optar y solicitar la citación telemática. Es decir, no basta que se reúnan las dos situaciones, basta que sea una sola, para pedir la citación telemática, la cual debería ser aprobada por el juez. Esto me parece vital, ya que se ahorraría el papeleo cansino que se ha vuelto obtener las certificaciones de todo color y sabor que se exigen para citar a un demandado por la prensa.

Me animo a señalar esto por cuanto el artículo separa las dos situaciones; es decir, basta con que no se haya podido citar al demandado para solicitar citación telemática. Ejemplo práctico: si tenemos una razón que señala que no pudo dar la citación por cuanto no se ubicó el domicilio o residencia del demandado, ya estaríamos habilitados para requerir la citación por medios telemáticos.

5.- ¿Cómo se puede dar la citación telemática?

Hay diferentes escenarios para dar con la citación telemática conforme al nuevo Art. 55 del COGEP. Me permito transcribirlos:

“1. A las personas naturales en el buzón electrónico ciudadano previsto por la ley, una vez que lo hayan abierto (Se debe indicar que a partir del año 2024 todas las personas mayores de edad y menores de 65 años deberán abrir y utilizar el buzón electrónico, además de que se deberá mantenerlo actualizado).

2. A las personas naturales o jurídicas, cuando en un contrato conste la aceptación clara y expresa para ser citados por ese medio y la dirección de correo electrónico correspondiente.

3. A las personas jurídicas sometidas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, Superintendencia de Bancos; y, Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, a través de correo electrónico que se encuentre registrado en el ente de control”.

Podemos dividir todas estas vías de esta forma:

  • Personas naturales: ya sea por buzón electrónico, en caso de que lo tengan abierto; o, si en el contrato han registrado y señalado como medio de citación el correo electrónico.
  • Personas jurídicas: si han registrado en el contrato el correo electrónico como medio válido de citación; o, con el correo que tengan registrado ante el ente de control respectivo.

La citación telemática debe realizarse mediante tres boletas enviadas en tres días distintos. Estas boletas deberán ser enviadas por el secretario del juzgado desde su correo institucional, adjuntando la demanda o solicitud de diligencia preparatoria, además de la providencia correspondiente. El secretario debe dejar constancia y agregar al expediente los correos enviados, más la verificación de recepción o lectura del correo. Sobre este último punto, es importantísimo que los funcionarios sean capacitados de manera urgente para que sepan cómo verificar estas situaciones y cómo dejar constancia de las mismas.

6.- Conclusiones.-

Por todo esto, llego a estas conclusiones:

  • A las entidades y órganos del sector público se las puede citar de manera directa a través del SINE.
  • Igual siempre se debe hacer al menos un intento de citación física en el lugar señalado en la demanda. Aquí puede pasar esto: (1) que el demandado se lo encuentre en persona; (2) proceder a citar por boletas; o, (3) que no se encuentre la dirección.
  • Al no encontrarse la dirección, podemos optar por la citación telemática, siempre que se encuadre en uno de los tres numerales del nuevo Art. 55 del COGEP. En mi opinión, basta que no se encuentre personalmente al demandado, no es indispensable agotar todos los medios posibles para ubicar el domicilio.
  • Ahora, si no tenemos cómo ninguno de los numérales del citado Art. 55 del COGEP, la última vía es la citación por la prensa, previo, ahora sí de manera obligada, agotamiento de todos medios posibles para tratar de ubicar el domicilio de la persona a citar.

Gracias por la lectura.

Si desean leer el texto íntegro de la Ley Orgánica Reformatoria del Código Orgánico de la Función Judicial, les dejo el link https://www.registroficial.gob.ec/index.php/registro-oficial-web/publicaciones/suplementos/item/14002-suplemento-al-registro-oficial-no-345

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